上週因手上案子的需要，剛好有這個機會和主管合辦了一場HMI的內部共創工作坊（又稱為腦力激盪工作坊），並邀請了專案團隊的兩位RD一同參與、從不同專業的角度一起做發想。而這也是我加入MiTAC後第一次籌備工作坊，所以，今天就來簡單分享這次的活動、以及工作坊設計中的幾點反思吧！
辦一場工作坊需要多少前期準備？
坦白說，籌備一場工作坊所需的心力可是一點也不少，短則一週、長至一兩個月，要做的事包括募集參與者、準備討論主題以及協助說明主題的內容、活動與時程規劃、場地佈置、素材和道具的準備等，而這些，還都要從釐清工作坊的目標開始。
這次，我們主要的目標是為一個雲端管理服務發展網站的內容與介面，也由於這個主題牽涉到較多對產業知識和相關服務的了解，我們決定特別切出背景知識介紹與設計說明的環節，下圖就是這次工作坊的主要架構。
在主幹的規劃之外，時程及氣氛的掌握將會是工作坊進行中的重點，所以事先準備一兩個小遊戲或幫助練習腦力激盪（brainstorming）的題目也可以幫助炒熱氣氛、讓實際進入發想的時候更順暢。另外，佈置一個適合隨意移動討論的空間、一份輕鬆又不失節奏感的歌單、添購幾包慰勞身心（？）補充糖分的零食點心，也都是幫助營造氣氛的小撇步哦～
那麼，話不多說，就趕緊來看看這次的活動紀錄吧！
正式開場：需要來點催化劑？
破冰活動是一場成功的工作坊中微小而重要的環節，除了幫助大家打開開關、讓小組成員間可以更快速的熱絡起來，最好還跟工作坊的主題或後面要進行的活動有關，就可以當作暖身一魚兩吃啦～
這次，我們設計了一個跟雲端管理相關的情境題，請大家十秒內在便利貼寫下看到題目時腦中浮現的第一個答案，再由引導師統一搜集交給對面組別、進行限時你畫我猜的遊戲。如此不但可以在活動的一開始就引發大家對雲端管理者這個角色的初步想像，還可以讓每個人都練習用便利貼丟出idea、畫圖表達想法，也同時和小組成員互動、達到活絡氣氛熟悉彼此的功效囉！
給大家一點背景知識和設計說明吧！
在這個環節，我們擷取了先前做產業background study及競品分析的資料做轉化，讓工作坊的參與者們都能對雲端管理網站、相關介面設計原則、與具體的競品案例有些概念，並且說明網站的未來走向與著重點，讓大家清楚設計目標。
這裡重要的是，做為工作坊的籌備者，我們已在事前就經歷了無數輪的討論以及study，但參與者們在同一個議題上的知識水平卻是不一樣的。也因此，在籌備階段我們應當隨時回頭反思：這場工作坊最後要達到的目的/設計產出，需要一些什麼樣的background knowledge才好完成？我們提供了這些knowledge嗎？
在可行的情況下，籌備者也可以考慮在工作坊前就先整理一些資料、事先分享給參與者，或指派小作業讓參與者稍做準備（例如：如果工作坊主題是要設計一個皮鞋品牌的官網首頁，可以先請參與者每人各準備一個他們覺得好的首頁例子印出來、帶到工作坊上分享）。當然，選擇什麼樣的方法都要視工作坊的目標產出及活動規劃而定，但無論如何，重點就是要「以使用者（參與者）為中心」去思考所有規劃的環節和內容能否被理解並易於操作。
腦力激盪催落去！三個小原則讓活動更順利
鋪了這麼久的梗，終於進入工作坊的重頭戲：腦力激盪。從用便利貼發想idea、做grouping與重要性排序、到設計介面，來看看大家絞盡（苦）腦汁（腦）的模樣吧～
這個階段的活動設計非常仰賴工作坊目標產出而定，所以在此就跟各位分享一下3個在設計腦力激盪session時通用的原則：
1. 規則清楚、範例具體、步驟切小
做到以上三點，參與者才不會霧煞煞，活動也可以越有效率地進行！我們選擇在此階段的開頭，先用一張簡報和大家說明腦力激盪三原則與便利貼的寫法，也帶過待會的流程和會用到的工具。再者，把步驟切小、讓大家一次只做一件事，並在簡報上給出符合所要形式的具體產出範例；若需要填寫的內容較多，也可以直接設計表單讓大家根據定義好的項目發揮。發想時，主持人可以讓投影畫面停留在這張有明確指示和範例的簡報上（最好還標出這個階段剩多少時間），大家若在操作中迷失就可以隨時抬頭參考。
2. 多利用創意卡片等素材刺激發想
在發想過程中經歷一段腦袋空白也是常有的事。我們可以多設計一些「刺激物」來激發大家的靈感，例如提供產品使用脈絡的情境卡、幫助聚焦使用者需求的persona卡、或是這次我們製作的：提供不同資訊圖表呈現形式的infographic卡。
3. 設定的發想主題scope要適中
這點很關鍵、也是這次工作坊最待加強的地方：規劃得太貪心了、大家要做的事情太多。其實從內容發想、歸納出架構、到設計資訊圖表呈現與整體介面layout，每個部分都可以獨立出來做一場工作坊（汗）；但要一次全塞進來，除了不好控時，短時間要生太多東西效果也會打折扣。比較好的方式，是籌備者根據先前的study事先定義好要放的內容、只由參與者進行內容呈現方式的發想；抑或是單純發想要放的內容，而這個部分因參與者的背景知識較少，預先定義出user story、讓大家可以直接根據已知的情境發想則會大有幫助。
分享＆回饋 - 也說說這些好點子會怎麼發揮價值吧！
榨乾腦汁終於產出的設計，當然要多留點時間讓大家好好發表囉！過程中，設計讓其他組別給予回饋、提問討論的環節也是很重要的；若產出的概念還需經過不同層面的評估（例如：技術可行性、對客戶的吸引力、商業效益...等），也可以讓大家以這些項目作為標準給予評分或反饋。看看大家熱烈討論的樣子，其實這個步驟不但可能幫助歸結出整場工作坊下來最後的設計共識，有時還會迸出新的火花呢！
來到工作坊的尾聲，也別忘了感謝大家的參與、告知我們後續會怎麼運用這些嘔心瀝血的成果；如活動中有特地前來的其他相關利害關係人或外部使用者，也可以問問他們有沒有什麼想補充的想法。當然，預留個5-10分鐘讓大家自由分享活動的感想也是個不錯的收尾方式。
這次非常感謝HMI和專案成員Andrew & Brian的熱情捧場，我們會再好好吸收轉化大家的idea精華、運用在後續的設計之中！也謝謝主管Carrie一同籌辦、以及Nicole給了我一些在這次工作坊設計上的反饋～
結語
工作坊規劃看起來簡單，但其中要注意的眉眉角角非常多，細節就藏在魔鬼中，一個不留意就會影響工作坊流程的進行、甚至是產出的品質。而工作坊的根據目的也可以分成很多種：共創工作坊、反饋工作坊、匯報工作坊、與學習工作坊，每一種都有不同的形式與適合舉辦的時機；而參與的是只有內部成員、專案團隊、高層決策者、外部使用者、甚至是乙方主辦邀請甲方客戶？這些也都再再影響著工作坊的設計方式，但那又是另一個故事了...
篇幅有限，今天就和各位簡單分享這次共創工作坊的規劃以及一些小反思，如果還想知道更多關於工作坊設計、籌備和引導的細節，歡迎隨時向google大神請教一句：「怎麼辦工作坊」，就會出現許多值得拜讀的文章囉！俗話說，每個經驗都是一次學習，這次也還有很多可以加強的地方，以上紀錄希望可以給未來的自己參考借鏡，也期待可以提供想要正要將要籌備工作坊的你/妳一點靈感、不管是第幾次辦工作坊都上手！
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